報告が怖い人のための報連相 ── その場で1行、日報は10分で｜札幌のA型事業所

📍 はたらく階段｜STEP 2
この記事は、札幌市東区の就労継続支援A型事業所ネクサスリンクが、A型事業所から就職までに身につけたいことをまとめたシリーズの1本です。順番や、いま自分がどの段にいるかはシリーズの目次と読み方をご覧ください。

報連相は、3つ別のものです。報告は起きたこと、連絡は決まっていること、相談は迷っていること。渡すものが違います。

そして、出す場所は2つあります。その場で言うものと、1日の最後に日報で出すものです。

先に3行だけ書いておきます。

• その場で言うのは、1行で足ります。理由も言い訳も要りません。
• 日報は3項目だけ。慣れれば10分で終わります。
• どちらも練習です。内容が薄くても、何の問題もありません。

前の職場で報告して怒られた経験がある方は、その話の章から読んでもらっても構いません。

報告・連絡・相談は、別のものです

まとめて「報連相」と呼ばれますが、中身は3つ別のものです。渡すものと、相手に求めることが違います。

先に言っておくと、どれに当てはまるかを分類しなくて大丈夫です。迷ったら全部「報告」の形で出してください。分けるのはこちらの仕事です。

連絡 ── 返事を待たなくていいもの

もう決まっていることを伝えるだけです。判断を求めていないので、送ったら終わりでいいです。返事が来なくても、届いていないわけではありません。

出し方は、2つだけ覚えておけば足ります。

• チーム全体に伝えなければいけないこと → チャットワークやSlackなどのメッセージツールで配信すればOKです
• 緊急性が高くて、すぐに職員さんの指示を仰がなければいけないとき → 職員さんに直接話してください

連絡でいちばん忘れやすいのは、引き継ぎです。「ここまでやってあります」が抜けると、次の人が二重にやるか、そこを飛ばします。途中で終わった作業は、途中だと伝えるところまでが1セットです。

相談 ── 答えを持っていかなくていいもの

報告は事実を渡します。相談は、迷いをそのまま渡します。だから、答えを用意していかなくて大丈夫です。「どっちがいいか分かりません」で成立します。

そして、相談する相手は決まっています。ここを知っておくと、だいぶ楽になります。

「誰に言えばいいか分からない」で止まっている時間が、これでなくなります。

そして、間違えても問題ありません。職業指導員に体調のことを話しても、サビ管につないでもらえます。入口はどこでも大丈夫です。そこで悩まないでください。

まず、その場で言うこと

仕事をしていると、その場で伝えたほうがいいことが出てきます。あとでまとめて、では間に合わないものです。次の3つです。

• 手が止まって、次に進めないとき
• 期限に間に合わなそうなとき
• 間違えたことに気づいたとき

この3つは、気づいた時点で言ってください。逆に、それ以外は逐一言わなくて大丈夫です。1日の最後にまとめて出せば足ります。

とはいえ、「これは今すぐか、あとでいいか」を毎回判断しなくて大丈夫です。迷ったら、その日のうちに言っておけば間違いありません。早く出して怒られることはありません。

言い方は、これで足ります

◯◯のところで止まっています。
◯◯が、今日中に終わらなそうです。
すみません、ミスをしました。◯◯の作業で、△△になっています。

「どうしましょう」まで考えなくて大丈夫です。事実を渡せば、そこから先は職員さんが引き取ります。ミスの扱いについては、責任を取るって、罰を受けることじゃないのほうに詳しく書いています。

伝える手段は、何でも構いません

業務によって使うツールが違います。Slack、Chatwork、Discord。そのときの仕事で使っているもので構いません。そして、口頭でも大丈夫です。

形式は問いません。文字を打つのがしんどい日は口頭で、話しかけるのがしんどい日はメッセージで。日によって変えても構いませんし、理由を説明する必要もありません。

前の職場で、報告して怒られた方へ

報告したら「なんでもっと早く言わないんだ」と怒られた。それ以来、報告ができなくなった。この形で辞めた方は、本当に多いです。

そして、正直に書きます。この記事も「早いほうがいい」と言っています。言っていることは、あの人と同じです。そこはごまかしません。

違うのは、ここです。

遅れて出したことを、責めません。

「なんでもっと早く」と言われるのは、出したあとに責められているということです。それをやられると、次から出せなくなります。当たり前です。

だから、遅くても、出したことのほうを扱います。「昨日のことなんですが」で構いません。1週間前のことでも構いません。

ひとつだけ、正直に書いておきます。「絶対に嫌な顔をされない」とまでは言えません。人がやっていることなので、忙しい日はそっけないこともあります。

ただ、報告したことで不利な扱いをすることはありません。そこは決めています。失敗をとがめることもありません。失敗を、次にどう改善するかのほうが大事だと思っています。

それでも怖いなら、最初は日報の文字だけで構いません。顔を合わせて言わなくていいです。文字1行から始めてください。

それでも言えないときのこと

「こんなことで報告していいのか」と迷う

この判断は、しなくて大丈夫です。迷ったら、出してください。

報告が多すぎて困ることは、まずありません。要るか要らないかは、読む側が決めます。選別はこちらの仕事です。

完璧にしてから報告したい

ちゃんとした形で出したいから、まとまるまで言わない。そして、まとまらないまま日が過ぎます。

途中で構いません。「まだ途中ですが」で始めて大丈夫です。途中経過のほうが、じつは価値があります。終わってからだと、もう直せないからです。

聞くのが早すぎる方へ ── まず自分でやってみる

この節は、聞くのが早すぎる方に向けた話です。逆に「そもそも聞けない」ほうで困っている方は、ここは読み飛ばしてください。迷ったら、違和感を待たずに聞いていいです。そちらのほうが大事です。

そのうえで。分からないことを何でもすぐ聞いていると、覚える機会が減ります。まず、自分でやってみてください。そして、やってみて違和感を感じたところで、聞いてください。そこがちょうどいいタイミングです。

この順番にすると、聞き方が変わります。そして、聞くときはこの言い方で足ります。

ここまでやったんですが、ここで止まりました。合っていますか。

どこで詰まっているかが伝わるので、そこだけ教えてもらえます。「これ、どうやるんですか」だと、最初から全部説明されて、また覚えきれません。

やってみた時間が無駄になるのが心配なら、先にこう言っておいてください。

まず自分でやってみます。おかしかったら止めてください。

これを1回言っておくと、大きく外れる前に止めてもらえます。勝手にやったことにもなりません。

1日の最後に、日報を出します

ネクサスリンクでは、1日の最後にチャットワークで日報を出してもらっています。書く中身は3項目だけです。

①【今日の目標と達成状況】

その日の目標と、実際どうだったかを数字で書きます。職員さんから目標を聞いていなければ、自分の中で決めた目標で構いません。

出品　8件/10件
梱包　12件/12件
ヤフオク返信　3件/5件

これだけです。出品した場合は、従来どおり実際のURLを貼ってもらえればOKです。

ここに書く目標は、毎日コツコツ続ける話で書いた「1日の量」がそのまま入ります。職員さんに「自分は1日どのくらいやればいいですか」と確認した数字があれば、それを左側に書くだけです。毎日ゼロから考えなくて済みます。

②【できた理由・できなかった理由】

• 達成できなかったとき：その理由を書きます。改善案が浮かんでいれば、それも書いておくといいです
• 達成できたとき：「こういうことがあって達成できた」を書きます

できたときも書くのが大事です。うまくいった理由が分かっていると、次も同じようにできます。できなかった理由だけ集めても、片方しか分かりません。

出品 8件/10件
→ 商品説明のテンプレートを作ったので、後半は速くなりました。あと2件は写真待ちで止まりました。

ヤフオク返信 3件/5件
→ 返信の文面に迷って時間がかかりました。次はよくある質問の答えを用意しておきます。

改善案は、浮かばなければ書かなくて大丈夫です。理由だけでも足ります。

③【所感】

簡単な感想です。具体的に書けるなら、そのほうがいいです。とくに書いてほしいのは、こういうところです。

• 良かったこと、うまくいったこと
• 他の人の協力のおかげでできたこと
• 周りとの連携があったこと

梱包で手が足りなくなったとき、◯◯さんに手伝ってもらえて助かりました。

まずは何でもいいので書いてみてください。「疲れました」でも構いません。

コピペで大丈夫です

この3項目を、普段書いている日報にコピペして使ってください。

①【今日の目標と達成状況】
②【できた理由・できなかった理由】
③【所感】

体調のことなど、いつも書いていることはあとから書き足せばいいです。まったく別のものを書いて、2倍の時間をかける必要はまったくありません。コピペで大丈夫です。

この日報を書く目的は、2つです

• 自分が過去にどんなことを報告していたか、振り返れるようにするため
• 実際の仕事で使える書き方の練習

つまり、練習です。評価のために出してもらっているのではありません。

1日分では、ほとんど何も見えません。ただ、1か月分たまると、自分の変化が見えるようになります。目標の数字が上がっていたり、同じ理由で止まる回数が減っていたり。コツコツ続けることが効いてくるのは、こういうところです。

だから、こう思っておいてください。

• 内容が薄くても、何の問題もありません
• 書けなくても大丈夫です
• 失敗しても、とがめることはありません

練習だと思って、気楽に取り組んでください。失敗を、次にどう改善するかのほうが大事です。そして成功は、みんなで喜びましょう。

目安は、終業前の10分

終業前の10分くらいで書ききれるようになるのが目標です。

最初は時間がかかると思います。それで構いません。慣れると、10分で終わります。形が決まっているので、埋めるだけになるからです。

10分を超えてしまう日は、①だけでも出してください。数字だけ並べて終わりにしていいです。②と③は、書ける日に書けば足ります。

「できませんでした」が書けないとき

②で手が止まる方が多いと思います。最後の7文字がいちばん重いのは、よく分かります。

言い換えて構いません。数字が「8件/10件」と書いてあれば、届かなかったことは伝わっています。言葉は何でも同じです。

• 「そこで止まりました」
• 「明日に回します」
• 「写真待ちです」

それから、最初は「自分のせいじゃないもの」から書いて構いません。「ファイルがなかった」「やり方が分からなかった」「写真がまだ来ていなかった」。そこからで足ります。

体調で止まったこと、量が足りなかったこと。こういうものは、書けるようになってからで大丈夫です。順番があります。

書いたら、どう返ってくるか

出したあとに何が起きるか分からないと、出せません。だから、そこも書いておきます。

• 「あのファイル、◯◯の場所にあります」── 物理的に解決する
• 「そこは自分もよく分からないので、一緒に見ましょう」── 一緒にやる
• 「8件で大丈夫です。そこは気にしないでください」── そもそも問題ではなかった
• 「じゃあ手順を変えましょう」── やり方のほうを直す

3つめが、意外と多いです。自分が失敗だと思っていたことが、そもそも問題ではなかったというパターンです。書いてみて初めて分かります。

返事がなかった日は、次の日に「あれ、どうしましょう」と聞いてかまいません。催促ではありません。

就職したあとは、どうなるか

ここも正直に書きます。次の職場が、同じように扱ってくれる保証はありません。「なんでもっと早く」と言う人がいる職場も、実際にあります。そこは、うちが約束できることではありません。

ただ、この練習をしておくと、使えるものが2つ手に入ります。

1つは、書き方そのものです。目標と実績を数字で並べ、理由を添え、所感を1行。この形は、どこの職場でも通ります。日報がなくても、面談や週報でそのまま使えます。

もう1つは、これです。その職場が、報告して大丈夫な場所かどうかを、見分けられるようになります。

報告して責められる職場は、たいてい長く続きません。あなたが悪いのではなく、その職場の作りの問題です。そこは、辞めていい判断材料になります。

やり方は、4段です

1段目だけでも十分に意味があります。数字が並んでいるだけで、あとから振り返る材料になります。

なお、報告しようとすると体が固まる、書こうとすると頭が真っ白になるという状態が続いているなら、それは工夫の範囲を超えているかもしれません。次の診察のときで構わないので、主治医の先生にも話してみてください。

まとめ

• その場で言うのは1行。「◯◯のところで止まっています」で足ります
• 連絡は返事を待たなくていい。全体への共有はメッセージツール、緊急なら直接
• 相談は答えを持っていかなくていい。仕事は職業指導員、体調はサビ管・生活支援員
• 日報は3項目、コピペで大丈夫。薄くても、書けなくても問題ありません

札幌市東区の就労継続支援A型事業所ネクサスリンクでは、1日の最後に日報を出してもらっています。できなかったことを次の工夫につなげる練習を、実際の仕事の中でやっています。

最後に

今日の日報は、この形をコピペして、①の数字だけ埋めてみてください。

①【今日の目標と達成状況】
②【できた理由・できなかった理由】
③【所感】

②と③は空欄でも構いません。それでも、明日の材料が1つ残ります。

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