📍 はたらく階段｜STEP 3
この記事は、札幌市東区の就労継続支援A型事業所ネクサスリンクが、A型事業所から就職までに身につけたいことをまとめたシリーズの1本です。順番や、いま自分がどの段にいるかはシリーズの目次と読み方をご覧ください。全部読まなくて大丈夫です。
先に3行だけ書いておきます。
- 段取りとは、作業中に止まらないために、先に止まっておくことです
- 優先順位は、2つの質問だけで決まります
- 今日やることは、明日の最初の作業について「要るもの」を3つ書き出すだけです
段取りは、もうやっています
「段取り」と聞くと、仕事の専門技術のように聞こえます。でも、実はもうやっています。
カレーを作るとき、材料を先に全部出してから切り始めると思います。出かける前に、かばんに入れるものを先にそろえると思います。
あれが、段取りです。生活でやっていることを、仕事に持ち込むだけです。
昔から「段取り八分」という言葉があります。仕事の出来は、始める前の段取りで8割決まっている、という意味です。それくらい、効きます。
なぜ効くのか ── 途中で止まると、高くつくからです
段取りなしで始めた1日は、こうなります。
- 作業を始める → 道具がなくて、探しに立つ → 戻る
- 再開する → 「これ、どうするんだっけ」 → 聞きに行く → 戻る
- 再開する → 置く場所がなくて、片づけから始める → …
1回の中断は数分でも、止まるたびに集中が切れます。そして、切れた集中が戻るまでには時間がかかります。気づけば「今日、何をしていたんだろう」という夕方になります。
だから、こうします。
作業中に止まらないために、先に止まっておく。
準備の段階で止まるのは、構いません。というより、止まる作業を全部、最初にまとめて済ませておくのが段取りです。探す・選ぶ・迷うを、作業の前に終わらせます。
段取りのやり方は、3つだけです
| やること | |
|---|---|
| ① | やることを書き出す。頭の中に置いたままにしません |
| ② | 順番を決める。まとめてやれるものは、まとめます |
| ③ | 要るものを先にそろえる。道具、場所、材料、情報 |
たとえば出品を10件やるなら、1件ずつ「集める→撮る→書く→登録」を繰り返すより、先に10件分の商品を集めて、写真を全部撮って、説明文を全部書いて、まとめて登録するほうが速く終わります。
同じ種類の作業をまとめると、頭の切り替えが減るからです。
仕事別 ──「先にやっておくこと」の例
ネクサスリンクの仕事で言うと、こうなります。どれも「途中で止まった経験」から出てきたものです。
| 仕事 | 先にやっておくこと |
|---|---|
| 出品 | 商品をまとめて集めておく／撮影スペースを確保しておく／梱包材の在庫を見ておく |
| ウェブ制作 | 原稿と素材（文章・写真・ロゴ）を全部そろえてから作り始める／参考イメージを1つ決めておく／画像のサイズを先に確認する |
| 動画編集 | 素材を1つのフォルダに集めておく／構成とテロップの原稿を先に書く／BGMを先に選んでおく／縦型か横型か、先に確認する |
形は違っても、型は全部同じです。
- 撮影のたびにスペースを作り直すと、毎回そこで集中が切れます → 先に確保しておく
- ページを作りながら「ここの文章がない」に気づくと、そこで止まります → 素材を先に全部そろえる
- 編集の途中でBGMを探し始めると、選ぶだけで1時間消えます → 先に選んでおく
探す・選ぶ・迷うは、作業の前に。これだけ覚えれば十分です。
優先順位は、2つの質問だけです
やることが2つ以上あるとき、どちらを先にやるか。難しい表や分析は要りません。この2つを順番に聞くだけです。
| 質問 | 意味 |
|---|---|
| ① 締め切りが近いのは、どっち？ | 期限のあるものが先です |
| ② 誰かが待っているのは、どっち？ | 自分が止まると、誰かも止まる仕事が先です |
②は見落としがちですが、大事です。あなたの作業の続きを、次の人が待っていることがあります。自分の中では小さい作業でも、待っている人がいるなら先に回します。
2つの質問で決まらなかったら、聞いてください。
「どっちから先にやればいいですか」
これは、恥ずかしい質問ではありません。優先順位の確認は、仕事のできる人ほどやっています。順番を間違えて進めるほうが、よほど高くつきます。
割り込みが来たら、並べ直していいです
段取りを組んでも、その通りに進まない日があります。急ぎの仕事が入る。予定が変わる。普通のことです。
そのときは、並べ直せばいいだけです。
段取りは、1回作ったら守り抜くものではありません。何度でも組み直していいものです。むしろ、組み直せる人のほうが段取り上手です。
崩れたときにやることも、同じ2つの質問です。締め切りが近いのはどれか。誰かが待っているのはどれか。それで並べ直して、続きをやります。
頼まれたら、「期限はいつまでですか？」
割り込みでいちばん多いのは、途中で誰かに何かを頼まれることです。仕事をしていれば、よくあります。
ここで困るのは、頼まれた瞬間に「今すぐやらなきゃ」と思ってしまうことです。手元の作業を放り出して取りかかると、段取りが全部崩れます。でも実際には、今すぐでなくていい頼まれごとが、けっこうあります。
だから、頼まれたらこの一言を返す癖をつけてください。
「期限は、いつまでですか？」
答えが返ってくれば、あとはさっきの2つの質問に、そのまま組み込めます。
| 「今日中でいいよ」 | → いまの作業を終えてから。段取りは崩れません |
| 「今週中でいいよ」 | → 明日の段取りに組み込みます |
| 「今すぐお願い」 | → 手元の作業に区切りをつけて、先にやります |
聞かずに引き受けると、全部が「今すぐ」に見えます。聞けば、ほとんどは「あとでいい」に変わります。たった一言で、段取りが守れます。
やり方は、3段です
| 段 | やること |
|---|---|
| 1 | 明日の最初の作業について、「要るもの」を3つ書き出す（今日やること） |
| 2 | 作業を始める前に、要るものを全部そろえてから始めるを1回やってみる |
| 3 | 頼まれたら「期限はいつまでですか？」と聞いてみる |
1段目だけで十分です。紙でもスマホでも構いません。3つ書けたら、明日の朝の自分が楽になっています。
いきなりできなくて大丈夫です
最初は、そろえたつもりでも抜けがあります。始めてから「あれがない」に気づく。それで普通です。気づいた抜けを、次の段取りに1つ足す。それを繰り返すと、自分の仕事の「要るものリスト」ができていきます。
1か月くらい経ったら、1か月前の自分を思い出してみてください。
| 1か月前 | 作業のたびに、探して、聞いて、止まっていた |
| いま | 始める前にそろえて、途中で止まらなくなっている |
比べる相手は、周りではなく1か月前の自分です。ただし、調子が落ちている時期は比べないでください。必ず悪く見えます。
まとめ
- 段取りとは、作業中に止まらないために、先に止まっておくことです
- 探す・選ぶ・迷うは、作業の前に。撮影スペースも、素材も、BGMも、先にそろえます
- 同じ種類の作業はまとめてやる。頭の切り替えが減って、速くなります
- 優先順位は2つの質問。締め切りが近いのはどっち？ 誰かが待っているのはどっち？
- 割り込みが来たら並べ直していい。頼まれたら「期限はいつまでですか？」と聞いて、組み込みます
札幌市東区の就労継続支援A型事業所ネクサスリンクでは、順番に迷ったら「どっちから先にやればいいですか」と聞いてもらって構いません。その質問は、いつでも歓迎です。
最後に
今日は、明日の最初の作業を1つ思い浮かべて、「要るもの」を3つ書き出してみてください。
それだけで、明日のあなたは途中で止まらずに走れます。
見学・体験のお問い合わせ
見学だけ、話を聞くだけでも構いません。
日程が決まっていなくても、お申し込みいただけます（下の日付は空欄のままで送れます）。
体験の日は、日替わりランチ（ふだんは200円）を無料で召し上がっていただけます。
札幌市東区の就労継続支援A型事業所ネクサスリンク
