段取りと優先順位のつけ方 ── 作業中に止まらないために、先に止まっておく｜札幌のA型事業所

📍 はたらく階段｜STEP 3
この記事は、札幌市東区の就労継続支援A型事業所ネクサスリンクが、A型事業所から就職までに身につけたいことをまとめたシリーズの1本です。順番や、いま自分がどの段にいるかはシリーズの目次と読み方をご覧ください。全部読まなくて大丈夫です。

先に3行だけ書いておきます。

• 段取りとは、作業中に止まらないために、先に止まっておくことです
• 優先順位は、2つの質問だけで決まります
• 今日やることは、明日の最初の作業について「要るもの」を3つ書き出すだけです

段取りは、もうやっています

「段取り」と聞くと、仕事の専門技術のように聞こえます。でも、実はもうやっています。

カレーを作るとき、材料を先に全部出してから切り始めると思います。出かける前に、かばんに入れるものを先にそろえると思います。

あれが、段取りです。生活でやっていることを、仕事に持ち込むだけです。

昔から「段取り八分」という言葉があります。仕事の出来は、始める前の段取りで8割決まっている、という意味です。それくらい、効きます。

なぜ効くのか ── 途中で止まると、高くつくからです

段取りなしで始めた1日は、こうなります。

• 作業を始める → 道具がなくて、探しに立つ → 戻る
• 再開する → 「これ、どうするんだっけ」 → 聞きに行く → 戻る
• 再開する → 置く場所がなくて、片づけから始める → …

1回の中断は数分でも、止まるたびに集中が切れます。そして、切れた集中が戻るまでには時間がかかります。気づけば「今日、何をしていたんだろう」という夕方になります。

だから、こうします。

作業中に止まらないために、先に止まっておく。

準備の段階で止まるのは、構いません。というより、止まる作業を全部、最初にまとめて済ませておくのが段取りです。探す・選ぶ・迷うを、作業の前に終わらせます。

段取りのやり方は、3つだけです

たとえば出品を10件やるなら、1件ずつ「集める→撮る→書く→登録」を繰り返すより、先に10件分の商品を集めて、写真を全部撮って、説明文を全部書いて、まとめて登録するほうが速く終わります。

同じ種類の作業をまとめると、頭の切り替えが減るからです。

仕事別 ──「先にやっておくこと」の例

ネクサスリンクの仕事で言うと、こうなります。どれも「途中で止まった経験」から出てきたものです。

形は違っても、型は全部同じです。

• 撮影のたびにスペースを作り直すと、毎回そこで集中が切れます → 先に確保しておく
• ページを作りながら「ここの文章がない」に気づくと、そこで止まります → 素材を先に全部そろえる
• 編集の途中でBGMを探し始めると、選ぶだけで1時間消えます → 先に選んでおく

探す・選ぶ・迷うは、作業の前に。これだけ覚えれば十分です。

優先順位は、2つの質問だけです

やることが2つ以上あるとき、どちらを先にやるか。難しい表や分析は要りません。この2つを順番に聞くだけです。

②は見落としがちですが、大事です。あなたの作業の続きを、次の人が待っていることがあります。自分の中では小さい作業でも、待っている人がいるなら先に回します。

2つの質問で決まらなかったら、聞いてください。

「どっちから先にやればいいですか」

これは、恥ずかしい質問ではありません。優先順位の確認は、仕事のできる人ほどやっています。順番を間違えて進めるほうが、よほど高くつきます。

割り込みが来たら、並べ直していいです

段取りを組んでも、その通りに進まない日があります。急ぎの仕事が入る。予定が変わる。普通のことです。

そのときは、並べ直せばいいだけです。

段取りは、1回作ったら守り抜くものではありません。何度でも組み直していいものです。むしろ、組み直せる人のほうが段取り上手です。

崩れたときにやることも、同じ2つの質問です。締め切りが近いのはどれか。誰かが待っているのはどれか。それで並べ直して、続きをやります。

頼まれたら、「期限はいつまでですか？」

割り込みでいちばん多いのは、途中で誰かに何かを頼まれることです。仕事をしていれば、よくあります。

ここで困るのは、頼まれた瞬間に「今すぐやらなきゃ」と思ってしまうことです。手元の作業を放り出して取りかかると、段取りが全部崩れます。でも実際には、今すぐでなくていい頼まれごとが、けっこうあります。

だから、頼まれたらこの一言を返す癖をつけてください。

「期限は、いつまでですか？」

答えが返ってくれば、あとはさっきの2つの質問に、そのまま組み込めます。

聞かずに引き受けると、全部が「今すぐ」に見えます。聞けば、ほとんどは「あとでいい」に変わります。たった一言で、段取りが守れます。

やり方は、3段です

1段目だけで十分です。紙でもスマホでも構いません。3つ書けたら、明日の朝の自分が楽になっています。

いきなりできなくて大丈夫です

最初は、そろえたつもりでも抜けがあります。始めてから「あれがない」に気づく。それで普通です。気づいた抜けを、次の段取りに1つ足す。それを繰り返すと、自分の仕事の「要るものリスト」ができていきます。

1か月くらい経ったら、1か月前の自分を思い出してみてください。

比べる相手は、周りではなく1か月前の自分です。ただし、調子が落ちている時期は比べないでください。必ず悪く見えます。

まとめ

• 段取りとは、作業中に止まらないために、先に止まっておくことです
• 探す・選ぶ・迷うは、作業の前に。撮影スペースも、素材も、BGMも、先にそろえます
• 同じ種類の作業はまとめてやる。頭の切り替えが減って、速くなります
• 優先順位は2つの質問。締め切りが近いのはどっち？ 誰かが待っているのはどっち？
• 割り込みが来たら並べ直していい。頼まれたら「期限はいつまでですか？」と聞いて、組み込みます

札幌市東区の就労継続支援A型事業所ネクサスリンクでは、順番に迷ったら「どっちから先にやればいいですか」と聞いてもらって構いません。その質問は、いつでも歓迎です。

最後に

今日は、明日の最初の作業を1つ思い浮かべて、「要るもの」を3つ書き出してみてください。

それだけで、明日のあなたは途中で止まらずに走れます。

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